ふるさと納税の返礼品を生産している中小メーカーの方から、こんなお悩みをよく耳にします。
「受注がバラバラに入ってきて管理が追いつかない」
「年末になると注文が激増してパンクしそう」
「発送作業が属人化して、誰でもできる状態になっていない」
「送料が高すぎて利益が圧迫される」
もし同じような悩みを抱えているなら、この記事がきっと役立つはずです。
本記事では、中小メーカーが抱えやすい “受注・発送まわりの課題” を体系的に整理し、
さらに 解決策・改善ポイント・外注判断の基準 までわかりやすく解説します。
この記事でわかること
・中小メーカーがつまずきやすい受注・発送のポイント・課題の具体例と、なぜ起こるのか
・いますぐ改善できる実践的な対策
・外注やシステム導入の判断基準
・よくある質問（FAQ）
1. 中小メーカーの「受注業務の課題」
ふるさと納税の受注業務は、一般的なECよりも複雑になりがちです。理由は、複数のポータルサイトをまたいで運用するケースが多いからです。
■ 複数サイト管理で受注が煩雑になる
ふるさとチョイス、さとふる、楽天ふるさと納税など、複数のサイトを使うと、管理画面も仕様もバラバラ。
同じ作業でもサイトによって項目が違うため、どうしても手間が増えます。
よくある問題点
・受注データの取り込みが手作業
・それぞれの管理画面を見に行く必要がある
・繁忙期は見落としや遅延が発生しやすい
改善のヒント
・受注データを自動集約できるツールを導入
・作業フローを1枚の図で可視化
・毎日やる作業をチェックリスト化
■ 転記作業による入力ミス
注文情報をExcelに手入力していませんか？手作業が多いと、どうしてもミスは起きてしまいます。
よくあるミス
・住所の誤入力
・のし指定の漏れ
・配送希望日の反映忘れ
対策
・システムからの自動取り込みを活用
・入力項目を標準化
・Wチェックの手順書を作る
■ 年末の注文急増でパンクする
12月はふるさと納税の特需。通常の2倍〜5倍の注文が一気に入ることも珍しくありません。
よくある状況
・受注処理が追いつかず遅延
・問い合わせ対応が増える
・出荷ミスが急増
準備すべきこと
・年末専用の作業フローを作る
・一時的に外注を増やす
・在庫をあらかじめ増やしておく
■ 問い合わせ対応の負担
ふるさと納税は「ギフト扱い」であることも多く、配送日・熨斗・領収書など、問い合わせが増えがちです。
対策
・自動返信メールの内容を濃くする
・よくある質問をテンプレ化
・電話よりメール対応へ誘導する工夫をする
2. 中小メーカーの「発送・梱包の課題」
製造と発送を兼務している会社ほど、ここでつまずきがちです。■ 梱包作業が属人化している
ベテランだけが梱包方法を知っている、というケースが多いもの。この状況では、繁忙期に増員しても戦力化に時間がかかります。
改善のポイント
・梱包手順書を写真付きで作る
・必要な資材一覧を固定化
・だれでも作業できるように標準化する
■ 冷凍・冷蔵品の発送が難しい
鮮度を保つため、出荷タイミングやクール便の扱いが複雑になります。課題
・出荷スケジュールがびっしり詰まる
・発送が1日遅れるだけで品質に影響
・配送会社との連携が必須
■ 送料が高く利益を圧迫
地方からの発送はどうしても送料が高め。ふるさと納税は“送料無料”が当たり前なので、利益を圧迫します。
対策
・梱包サイズを最適化
・配送会社の契約を見直す
・他社と共同配送を検討する
・常温化できる商品の開発も選択肢
3. 人手不足・組織課題
■ 繁忙期に人を確保できない
地方ほど人手が不足し、短期アルバイトの確保も難しいのが現実です。対策
・作業を“誰でもできる状態”にしておく
・受注・梱包・発送の外注も検討
・ピーク時だけスポット外注を使う選択もあり
■ 製造と発送を兼務してキャパオーバー
製造に集中できず、結果的に両方が中途半端になってしまう例も多いです。外注すべき判断基準
・年間を通して忙しい
・ミスが増えている
・社員の残業が常態化している
・発送の専門性が高い（冷凍など）
4. システム化・DX の課題
■ ITを使いこなせない
中小企業では担当者のITスキルにばらつきがあり、複雑なシステムは逆に負担になりがちです。
必要なのは「使いやすいシステム」
・画面がシンプル
・受注〜発送が一元管理できる
・CSVの自動取り込みに対応している
■ データ分析ができていない
注文データは宝の山ですが、活かせていない企業が多いです。最低限チェックしたいデータ
・月ごとの売れ筋
・繁忙期の注文ピーク
・リピートされている返礼品
・在庫不足が発生した日
5. 課題別の改善策まとめ
▼ 受注管理の改善策
一元管理ツールの導入メールテンプレの作成
作業フローの可視化
▼ 発送・梱包の改善策
梱包手順の標準化冷凍品の出荷計画作成
配送契約の見直し
▼ 在庫管理の改善策
在庫データのリアルタイム化入出庫ルールの明確化
6. 外注・システム導入の判断基準
どんな会社が外注すべき？
・年間を通して忙しい・製造が本業で、発送は負担が大きい
・ミスが減らない
・人材を増やす余裕がない
外注やシステムの導入はコストがかかりますが、
“できない作業を無理に内製するより利益率が上がる” ケースが多いのも事実です。
7. 中小メーカー向けチェックリスト
■ 毎日の作業□ 注文一覧を1つに集約
□ 梱包作業を標準化
□ 出荷スケジュールの可視化
■ 毎週の作業
□ クレーム内容を分析
□ 配送遅延の有無を確認
■ 毎月の作業
□ 売上・在庫の月次レポート作成
□ 作業工程の改善点を話し合う
8. よくある質問（FAQ）
Q：最初に改善すべきなのはどこですか？
A：まず「受注管理」です。ここが整うと、発送ミスも激減します。Q：繁忙期だけ発送を外注することは可能ですか？
A：可能です。年間で外注するよりコストパフォーマンスが良い場合もあります。Q：冷凍商品の発送で気をつけることは？
A：出荷の“タイミング管理”がもっとも重要です。9. まとめ
ふるさと納税を扱う地方の中小メーカーの多くが、受注管理・発送作業・人手不足という共通の課題に悩まされています。
しかし、
・受注管理の一元化
・梱包や発送の標準化
・外注やシステム導入の検討
など、取り組める改善策はたくさんあります。
一つひとつ改善していくことで、
ミスは減り、生産性は上がり、返礼品としての評価も高まっていきます。
